ΦΩΝΗΤΙΚΟ ΤΑΧΥΔΡΟΜΕΙΟ

1. Εισαγωγή

2. Οδηγίες ενεργοποίησης φωνητικού ταχυδρομείου

3. Παραλαβή φωνητικών μηνυμάτων

    3.1 Κλήση από την τηλεφωνική συσκευή του χρήστη

    3.2 Κλήση από εσωτερικό τηλέφωνο του πανεπιστημίου

    3.3 Κλήση από εξωτερική γραμμή

4. Αποστολή φωνητικού μηνύματος χωρίς κλήση

1. Εισαγωγή

Στην παράγραφο αυτή, περιγράφονται οι  βασικές οδηγίες χρήσης της υπηρεσίας φωνητικού ταχυδρομείου (voice mail),δηλαδή τη χρήση τηλεφωνητή, μέσω τηλεφωνικών συσκευών που διατίθεται στους χρήστες του Ιονίου Πανεπιστημίου από το Τμήμα Δικτύων και Τηλεπικοινωνιών. Συγκεκριμένα, δίνεται η δυνατότητα στους χρήστες να στέλνουν μηνύματα σε κάποιον εσωτερικό τηλεφωνικό συνδρομητή και να ακούν, να απαντούν και να αποθηκεύουν τα μηνύματα που έχουν σταλεί προς αυτούς.

Ο όρος "Φωνητικό Ταχυδρομείο" ή Voice Mail προέρχεται από το γεγονός ότι οι άνθρωποι μπορούν να λαμβάνουν και να στέλνουν μηνύματα μέσω των προσωπικών τους "ταχυδρομικών θυρίδων" ή mailboxes σαν να ήταν πραγματικές ταχυδρομικές θυρίδες.

Οι οδηγίες μέσω τηλεφώνου δίνονται στην αγγλική γλώσσα. Στο εγχειρίδιο αυτό όλες οι λειτουργίες επεξήγονται στην ελληνική γλώσσα προς διευκόλυνση των χρηστών.

2. Οδηγίες ενεργοποίησης φωνητικού ταχυδρομείου (mail box) από την τηλεφωνική συσκευή του χρήστη ^

Για να εισέλθει ένας χρήστης στη θυρίδα του φωνητικού του ταχυδρομείου πληκτρολογεί κάθε φορά #77. Ο κάθε χρήστης, κατά την διάρκεια της πρώτης εισόδου στην θυρίδα του, θα καθοδηγηθεί υποχρεωτικά από το σύστημα ώστε να διαμορφώσει τη θυρίδα του. Στη συνέχεια δίνονται οι οδηγίες διαμόρφωσης της προσωπικής σας θυρίδας.

  • Πληκτρολογείτε #77

  • Οι φωνητικές οδηγίες θα σας ζητήσουν να πληκτρολογήσετε έναν προσωρινό κωδικό που σας έχει δοθεί από το διαχειριστή. Ο κωδικός αυτός είναι ο αριθμός του εσωτερικού σας και ισχύει μέχρι να εισάγετε τον δικό σας. Π.χ. Αν το εσωτερικό σας είναι το 7101 τότε ο κωδικός που θα πληκτρολογήσετε είναι 7101

  • θα σας ζητηθεί από τις φωνητικές οδηγίες να καθορίσετε έναν νέο προσωπικό κωδικό με 4 ψηφία. Για λόγους ασφαλείας μην πληκτρολογήσετε έναν εύκολο αριθμό (π.χ. 0000 ) ή τον αριθμό του εσωτερικού σας. Αφού εισάγετε το κωδικό σας οι φωνητικές οδηγίες σας τον επαναλαμβάνουν για επιβεβαίωση.

  • Στη συνέχεια σας δίνεται η δυνατότητα να ηχογραφήσετε το ονοματεπώνυμό σας (mailbox name ) στην θυρίδα σας. Αυτό θα διευκολύνει εσάς αλλά και τους χρήστες που στέλνουν μηνύματα προς τη θυρίδα σας. Οι φωνητικές οδηγίες σας καθοδηγούν να ηχογραφήσετε το ονοματεπώνυμό σας ύστερα από το χαρακτηριστικό ήχο. Αφού το ηχογραφήσετε  αν δεν είστε σίγουροι πατάτε *, διαφορετικά πατάτε # για αποθήκευση.

  • Εφόσον ηχογραφήσατε το ονοματεπώνυμό σας έχετε τη δυνατότητα να ηχογραφήσετε το προσωπικό σας μήνυμα καλωσορίσματος (personal greeting). Πρόκειται για το μήνυμα το οποίο θα ακούγεται όταν σας καλούν και απαντά ο τηλεφωνητής σας. Μπορεί να είναι της ακόλουθης μορφής:   « Καλέσατε την Κατερίνα Ζερβάκη. Παρακαλώ αφήστε μήνυμα ».

  • Αφού ολοκληρώσετε τις παραπάνω βασικές ρυθμίσεις θα είστε σε θέση να χρησιμοποιήσετε το φωνητικό ταχυδρομείο. Ωστόσο, μπορείτε μελλοντικά να τροποποιήσετε τις ρυθμίσεις σας.

3. Παραλαβή Φωνητικών Μηνυμάτων (MAIL BOX)

 3.1 Κλήση από την τηλεφωνική συσκευή του χρήστη ^

Για να καλέσετε την προσωπική θυρίδα φωνητικών μηνυμάτων σας από την τηλεφωνική σας συσκευή, πληκτρολογήστε   “#77” .

Αφού ακούσετε το όνομα της θυρίδας σας δηλαδή το ονοματεπώνυμό σας ,το σύστημα θα σας ζητήσει τον κωδικό πρόσβασης στη θυρίδα σας (password).

  • Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης ( password ). Εφόσον εισάγετε τον σωστό κωδικό  το σύστημα σας ενημερώνει για τον αριθμό των νέων μηνυμάτων που έχετε και στη συνέχεια για όσα αποθηκευμένα μηνύματα υπάρχουν.

  • Για να ακούσετε τα μηνύματα πληκτρολογήστε «1»

  • Αφού ακούσετε το μήνυμα έχετε τις εξής επιλογές:

            1. Διαγραφή μηνύματος  «7»

            2. Αποθήκευση μηνύματος «9»

            3. Αποστολή του μηνύματος σε άλλον χρήστη(forward) «6»

            4. Επανάληψη ακρόασης του ίδιου μηνύματος «4 ή 11»

            5. Πληροφορίες μηνύματος (ημερομηνία, ώρα , αποστολέας) «5»

            6. Απάντηση στη θυρίδα του αποστολέα (reply) «8»

            7. Υπερπήδηση  μηνύματος ενώ ακούγεται (skip)  «#»

            8. Έξοδος στο κύριο μενού «*»

            9. Πλήρης έξοδος «*»

 3.2 Κλήση από άλλο εσωτερικό τηλέφωνο του πανεπιστημίου  ^

Για να καλέσετε την προσωπική θυρίδα του φωνητικού ταχυδρομείο σας  από άλλη τηλεφωνική συσκευή εντός του Πανεπιστημίου : πληκτρολογήστε   “#77” 

  • Οι φωνητικές οδηγίες θα σας δώσουν το όνομα του χρήστη της τηλεφωνικής συσκευής από την οποία καλείτε και θα σας ζητήσουν τον κωδικό  πρόσβασης ( password ).
  • Αγνοήστε το και πατήστε «*»
  • Πληκτρολογήστε τον αριθμό του εσωτερικού σας π.χ. 7101
  • Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης σας ( password ). Εφόσον εισάγετε τον σωστό κωδικό  το σύστημα σας ενημερώνει για τον αριθμό των νέων μηνυμάτων που έχετε και στη συνέχεια για όσα αποθηκευμένα μηνύματα υπάρχουν. Από το σημείο αυτό και στη συνέχεια η διαδικασία είναι ίδια με αυτή της παραγράφου 3.1

3.3 Κλήση από εξωτερική γραμμή  ^

Για να καλέσετε την προσωπική θυρίδα του φωνητικού ταχυδρομείου σας από εξωτερική γραμμή πληκτρολογήστε:

  • Tον 10ψηφιο  αριθμό κλήσης του τηλεφώνου σας π.χ. 2661087101.θα ακούσετε το προσωπικό σας μήνυμα καλωσορίσματος  (personal greeting). Αγνοήστε το και πατήστε «*»

  • Πληκτρολογήστε τον αριθμό του εσωτερικού σας π.χ. 7101

  • Πληκτρολογήστε τον κωδικό πρόσβασης σας ( password ). Εφόσον εισάγετε τον σωστό κωδικό  το σύστημα σας ενημερώνει για τον αριθμό των νέων μηνυμάτων που έχετε και στη συνέχεια για όσα αποθηκευμένα μηνύματα υπάρχουν. Από το σημείο αυτό και στη συνέχεια η διαδικασία είναι ίδια με αυτή της παραγράφου 3.1

4. Αποστολή φωνητικού μηνύματος χωρίς κλήση  ^

 Εάν θέλετε να στείλετε μήνυμα σε κάποιον συνδρομητή εσωτερικού τηλεφώνου, πληκτρολογήστε «2» μετά το χαρακτηριστικό ήχο ηχογραφήστε το μήνυμά σας Þ «#»Þ π.χ. «7101»(το εσωτερικό  που θέλετε να στείλετε το μήνυμα) Þ θα ακούσετε το όνομα της θυρίδας Þ «#». Στην περίπτωση που θέλετε να σας σταλεί επιβεβαίωση ότι το μήνυμα σας ακούστηκε από τον παραλήπτη, μετά το κόκκινο σημείο πληκτρολογήσετε τις εξής εντολές : «0» Þ «3» Þ «1» Þ «#». Την επόμενη φορά που θα εισέλθετε στη θυρίδα σας το σύστημα θα σας ενημερώσει για την παραλαβή.

Για επιπλέον οδηγίες σχετικά με το φωνητικό ταχυδρομείο, που αφορούν τη χρήση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για άκουσμα φωνητικών μηνυμάτων και την αλλαγή ρυθμίσεων της θυρίδας φωνητικού ταχυδρομείου (αλλαγή κωδικού πρόσβασης, αλλαγή προσωπικού μηνύματος κ.α.) συμβουλευτείτε το πλήρες εγχειρίδιο χρήσης του φωνητικού ταχυδρομείου.